Транспортная накладная – это важный документ, используемый для регистрации и отслеживания перемещения грузов. В статье предоставим обзор различных форм и образцов заполнения данного документа для эффективной работы с грузовыми отправлениями, а также разъясним различия между транспортной накладной, товарной накладной и товарно-транспортной накладной.
Для чего нужна транспортная накладная?
Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки и может служить доказательством сделки.
Вместе с товарной накладной (ТОРГ-12), она также может использоваться как первичный учетный документ, подтверждающий расходы в бухгалтерском и налоговом учете.
Если покупатель привлекает транспортную компанию для вывоза груза, то оформление ТН обязательно для перевозки грузов автомобильным транспортом на территории России. Однако, при самовывозе товара на собственном транспорте, ТН не требуется, а факт транспортировки и затраты могут быть подтверждены путевым листом и другими первичными документами покупателя.
Когда оформляется транспортная накладная?
- Когда продавец осуществляет доставку товара на своем транспорте, ( если стоимость доставки не включена в цену товара и не указана в договоре).
- Если товар доставляется покупателю сторонней компанией.
Накладную не оформляют, если товар доставляет поставщик, и доставка уже включена в стоимость товара, а также если покупатель самовывозом забирает товар на своей машине. В таком случае расходы на перевозку подтверждаются зарплатной ведомостью, путевым листом или другим документом.
Кто должен оформлять транспортную накладную?
Транспортная накладная должна составляться грузоотправителем, т.е. компанией, которая заказала перевозку груза.
ТН заполняется при составлении договора с перевозчиком — организацией, осуществляющей поставку. Бланк накладной оформляет менеджер по закупкам, бухгалтер или экспедитор.
Грузоотправителем может быть как продавец или поставщик товаров, так и покупатель. Стороны имеют право установить дополнительные условия заполнения ТН в договоре, в таком случае обязанность по заполнению документа возлагается на ту сторону, которая указана в контракте. В договоре стороны могут предусмотреть, что ТН будет выписывать перевозчик груза.
Можно ли использовать одну ТН для нескольких перевозок?
Рекомендуется использовать одну ТН для одной партии товара, одного вида транспортировки между одним отправителем и одним получателем. А если поставщик развозит партии разным поставщикам по разным складам, то следует оформить ТН на каждого получателя и склад. На каждый отдельный автомобиль и каждую партию составляется отдельная ТН.
Инструкция: Как заполнить транспортную накладную 2023?
Транспортную накладную формируют в трех экземплярах, и все они имеют равную юридическую силу. По одному экземпляру остается у грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика груза. Если у грузополучателей несколько, то каждому из них остается по одному экземпляру.
В накладной не обязательно ставить печать, однако если вы поставите, это не повлияет на действительность документа.
Если какая-либо строка остается не заполненной из-за отсутствия сведений, в этой строке следует поставить прочерк. Разделы, помеченные «при необходимости», можно не заполнять.
- Информация о грузоотправителе:
- Полное название хозяйствующего субъекта или ФИО заказчика
- Адрес места нахождения (места жительства для физических лиц)
- ФИО работника, ответственного за организацию транспортировки, и его телефон
- Если грузоотправитель — экспедитор, ставится отметка.
- Информация о грузополучателе:
- Сведения аналогичные информации о грузоотправителе.
- Наименование груза и сведения о нем:
- Число мест, маркировка, вид тары, разновидность упаковки, масса нетто, брутто, объем и т.д.
- Информация о том, что груз опасный, если таковой имеется.
- Объявленная стоимость груза и реквизиты документов, подтверждающих отправку.
- Сведения о сопроводительных документах на груз: номера и даты составления прилагаемых документов.
- Указания грузоотправителя: требования к транспортному средству, санитарные особенности перевозки и т.д.
- Данные о лице, от которого забирается груз, и месте приема груза, включая фактические данные о времени прибытия и убытия автомобиля, массу груза и количество грузовых мест.
- Информация о месте выгрузки, с аналогичными данными.
- Условия транспортировки груза: сроки хранения, периоды погрузки-выгрузки, действия при повреждении груза и т.д.
- Сведения о принятии заказа к исполнению: дата принятия заказа и лицо, принявшее заказ.
- Данные о перевозчике груза: ФИО и адрес для физических лиц, название компании и адрес для юридических лиц, а также ФИО водителя и его номер телефона.
- Информация об автомобиле: марка, вместимость, грузоподъемность, регистрационные номера и т.д., с указанием типа владения автомобилем: 1 — собственность, 2 — аренда, 3 — лизинг.
- Замечания перевозчика: отметки о состоянии груза и возможных изменениях условий перевозки.
- Прочие условия: сроки действия спецразрешения, маршрут движения, режим труда и отдыха водителя, данные о коммерческих актах и т.д.
- Переадресовка груза: информация об изменении пункта доставки груза.
- Стоимость работы транспортировщика и правила расчета оплаты за перевозку груза, включая банковские реквизиты организации-грузоотправителя.
- Дата формирования документа и подписи сторон: расписываются грузоотправитель и перевозчик.
- Отметки грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя: заполняются в случае штрафов, указывается причина, сумма и ставится дата и подпись.
Транспортная накладная, товарная накладная и товарно-транспортная накладная: различия
Товарная накладная (ТОРГ-12) - первичный документ для оформления поставки товаров другой организации или ИП в двух экземплярах. Она учитывает расходы на товары.
Транспортная накладная (ТН) - первичный документ при перевозке груза, оформляется в трех экземплярах для отправителя, перевозчика и получателя груза. Она подтверждает заключение договора с перевозчиком, а информации о перевозимых товарах не содержит.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) - особый документ для перевозки грузов. До 2013 года использовался только он. По нему можно учесть расходы на перевозку и товары. ТТН обязательна только для перевозки алкоголя, для остальных товаров можно обойтись без нее.
ТН сама по себе не является первичным документом, так как в ней содержатся только данные о перевозке и сторонах сделки, а информации о переданных на склад ТМЦ нет.
Если используется автомобильный транспорт для перевозки алкоголя, оформляется ТТН и ТН вместе.
Во всех остальных случаях используется оформление ТН, с обязательным дополнением товарной накладной (ТОРГ-12).
Ответственность за неверное заполнение и подачу отчетности
- За отсутствие ТН грозит ответственность в виде предупреждения или штрафа в размере 500 рублей (согласно части 2 статьи 12.3 КоАП).
ФНС допускает возможность обоснования расходов на перевозку другими документами, но без транспортной накладной может быть сложно подтвердить расходы на доставку товара.
- Если ТТН не была составлена, инспекторы снимут расходы и начислят штраф по статье 122 НК. Его размер составит 20 процентов от суммы недоимки+ пени за несвоевременную уплату налога.
Где обучиться на бухгалтера
Институт ЕВИДПО предлагает более 10 курсов по бухучету. Обучаем в кратчайшие сроки. По итогам выдаем диплом о профессиональной переподготовке:
